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1 oct. 2016

Gestión de inventarios, como ahorrar dinero en la pyme

Gestión de inventarios: Gestionar el almacén y cómo ahorrar dinero





Una de las claves del éxito del retail, de los negocios de distribución a pie de calle es una adecuada gestión de inventarios.

¿Qué se entiende por inventario?


Inventariar, no viene de invento. De su derivado, la palabra inventario, es sinónimo en la empresa, de contar:

Contar todos los productos, incluso los elementos del mobiliario (sillas, mesas, ordenadores), y elementos muebles, todo lo que se mueve, susceptible de tener un valor, como por ejemplo, la maquinaria, los vehículos.

En este post me voy a centrar en los stocks de almacén y los inventarios.

¿Que es un stock?


Son los artículos que se almacenan (existencias), y que están en las estanterías del negocio un tiempo determinado, para atender la demanda de los clientes.

Cómo ahorrar dinero en una buena gestión de inventarios

es necesario un equilibrio entre las existencias iniciales (suponiendo que sea un negocio de retail con actividad), los productos o mercancías que se van comprando en un período de tiempo, y las existencias finales.

[Tweet "Las existencias finales son las que permanecen en el almacén, en los estantes de la tienda, al final del ejercicio fiscal"]

¿Qué se entiende por final de ejercicio fiscal?

El final del ejercicio fiscal es aquel que corresponde a un período comprendido en el año natural.

Para poner un ejemplo:

Un ejercicio fiscal, es el registro contable de todo tipo de transacciones: compras, ventas, adquisiciones, con sus correspondientes impuestos a la producción,  de enero a diciembre.

Si por ejemplo eres un emprendedor y has empezado tu actividad en septiembre, tu primer ejercicio son las operaciones realizadas desde septiembre a diciembre.

Se contará después un ejercicio fiscal completo, todas las operaciones que realices en un año y que finalizarán el 31 de Diciembre. Existen grandes empresas que por asuntos de producción y distribución terminan el ejercicio el 31 de Enero (para ello han de solicitarlo a la Agencia Tributaria).

La inversión inicial, el acopio, compra de productos al inicio de abrir una tienda es la más dura, es a la que hay que dotarla de más medios económicos:

Estás empezando y has de llenar los estantes, no por capricho, sino por tener un surtido adecuado, para atender las peticiones. Por ejemplo, si te piden un pantalón azul, y no lo tienes en color beig, no es atendiendo bien la demanda o pierdes una oportunidad de venta, salvo que puedas tenerlo en la tienda en un par de días, para ello puedes pedirlo a tu distribuidor: fabricante o almacenista que te lo suministró o si cuentas con la ventaja de estar unido a una central de compras o a una cooperativa de detallistas .

Para ahorrar dinero en la gestión de stock

has de procurar llevar una adecuada gestión de las existencias. Aunque me he referido al año como ejercicio fiscal, es aconsejable que realices inventarios periódicos. Dependiendo de tu nivel de inventario, de tu número de productos y el surtido por tallas, tamaños y colores, puedes elaborar el inventario en una hoja de excel o llevar un programa informático actualizado.

El hecho de llevar actualizado el stock con recuentos físicos o con la actualización del programa informático,  conseguirás estar al día de lo que tienes en cada momento en el almacén y te puede producir un considerable ahorro económico en función de:

-Analizar tallas, tamaños y colores que se venden menos o han dejado de venderse. Por el contrario, comprobar qué productos se venden más.

-Evitar la tan temida rotura de stock que es la señal de alarma NO HAY

Rotura de stock: No poder distribuir y vender los productos pedidos por el cliente.

Otro es el tema de producir para vender.

En los albores del marketing, todo lo que se producía se vendía.

Llegaron las modas, nuevas ideas y entonces “nació” el marketing como investigador de tendencias, para que la empresa produjera de acuerdo a los gustos de los consumidores

O usuarios. Un producto que no gusta al cliente, es un producto fallido.

De aquí surge la lucha titánica por gestionar de forma eficaz el stock, y a quien incluso echa mano de logaritmos para buscar una cantidad adecuada.

Lo que sí hay que echar mano es de las estadísticas. Si es el primer año, yo aconsejaría  un pequeño stock e ir comprando en función de la demanda. ( Sé de antemano que me lo van a rebatir).

Cuando la empresa está ya en movimiento, la gestión del stock se vuelve compleja, y no por ello importante. Echando manos de datos anteriores y de una planilla hay que ver qué productos se han vendido mejor que otros y con qué márgenes si estos son distintos.

Entonces hay que eliminar fríamente los productos que no han encajado cuanto antes.

Es lamentable que por un exceso de confianza, un producto que ha costado 10 euros, haya que venderlo después por 3 euros, para vaciar el almacén.

La rotación de stocks es otro factor a tener en cuenta, primero por cuestiones de rentabilidad, segundo por cuestiones de moda.

Por cuestión de rentabilidad, dos rotaciones al año, significa que compras una vez cada 6 meses. 6 rotaciones al año, que comprar cada 2 meses.

Por cuestión de moda. Hay artículos que pasan pronto de moda, lo que en un sistema de poca rotación, el artículo se pasa de moda y pierde rentabilidad.

Asimismo y por cuestiones de rentabilidad y liquidez, si la rotación es mayor, mayor es la comodidad a la hora de los pagos, suponiendo que los anteriores productos se hayan vendido bien.

Finalmente y si como emprendedor te interesa cómo ahorrar dinero en tu tipo de negocio, te recomiendo que leas y releas esta entrada, y lo mismo si deseas suscribirte al blog.

Actualizacion 1-10-2016
Esto es una ***entrada actualizada*** cuya fecha original era el 9-11-14

En estos años, han cambiado muchas cosas: han mejorado los programas informáticos de gestión, existen dispositivos y aplicaciones electrónicos mucho más modernos, hasta tal punto que puedes llevar la gestión de stocks en tiempo real.
Han cambiado las formas de distribución: no es necesario tener un acopio de existencias en el almacén, se ha introducido la venta por catálogo.

Imágen: Eggs Packed by foto76


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